Está recebendo o que vende? Conheça o que é a conciliação bancária e qual é a sua importância para seu negócio.

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O aspecto financeiro é um dos que mais se destacam dentro da gestão de uma empresa, a fim de assegurar o sucesso do negócio. Nesse cenário, a conciliação bancária faz toda a diferença para que sua organização compreenda a própria movimentação financeira e para que seja possível conhecer detalhadamente os recebimentos, depósitos, pagamentos e mais operações que estão ligadas às finanças.

A conciliação bancária é uma operação que realiza a comparação dos valores apresentados no extrato bancário com os dados registrados na empresa. Apesar de parecer simples, esse processo é essencial para colocar as contas em dia e regularizar o seu negócio. Devido à correria do dia a dia ou em razão da falta de conhecimento, alguns gestores acabam se esquecendo da conciliação bancária. De qualquer maneira, é necessário aplicá-la corretamente na gestão.

Neste post, tiraremos todas as suas dúvidas sobre a conciliação bancária. Acompanhe!

O que é a conciliação bancária e como funciona?

A conciliação bancária é um recurso financeiro que analisa os dados encontrados no extrato bancário em comparação com os armazenados internamente no sistema da sua organização . Ela é utilizada para organizar tudo referente ao seu caixa, especialmente quando são utilizados vários meios de pagamento.

Um gestor desorganizado pode, com muita facilidade, confundir os valores recebidos por meio de transferências, cartões de débito e crédito e de boletos, por exemplo. Ou seja, todos os valores que caem em sua conta devem ser comparados com os dados que estão arquivados.

Quais os casos em que é necessária?

A conciliação bancária pode ser utilizada como fonte de detalhamento de entradas e saídas de recursos, assim como em outras ferramentas financeiras, como acontece no fluxo de caixa. Para organizações que apresentam uma movimentação muito grande de cheques, a conciliação possibilita realizar o acompanhamento dos que já foram descontados e dos que ainda serão compensados.

A conciliação também é utilizada por empresas que realizam vendas por meio de cartões, devido ao fato de ser preciso comparar os dados dos relatórios de recebimentos enviados pelas operadoras com o que, de fato, fez parte da sua movimentação bancária em um dado período.

Essa ferramenta ainda possibilita que fiquem de acordo valores de clientes e pagamentos efetuados, visto que, em muitas organizações, esse processo é realizado quase que totalmente pelo banco, exigindo que seja feita uma conferência dos números apresentados.

Quais erros podem ocorrer?

Ao analisar as divergências ou erros, é necessário verificar em que lugar elas aconteceram. Depois, é necessário corrigir de forma imediata as diferenças no controle interno, a fim de que todos os lançamentos e as movimentações estejam registrados e os saldos sejam iguais.

Caso ainda ocorram divergências, será necessário averiguar com muita atenção a movimentação com o intuito de analisar se não foram esquecidos registros de valores ainda não pagos ou recebidos ou se não foram feitos lançamentos em duplicidade.

Assim como, no final de cada mês, é necessário encaminhar os documentos para a contabilidade, é primordial arquivar os comprovantes de pagamentos, os boletos, os extratos bancários e as notas fiscais. Lembrando que é muito importante que todos os comprovantes de recebimentos e pagamentos sejam enviados para realizar o registro no final do mês ou em um período determinado, caso a contabilidade de seu negócio seja feita de maneira externa.

Assim, é possível assegurar que todas as suas contas estarão sempre em dia por causa do registro preciso e eficaz feito com a frequência correta.

Como fazer a conciliação bancária?

É muito importante que algumas práticas sejam executadas, a fim de que a conciliação bancária seja feita de maneira eficiente. Confira, agora, algumas dicas para que você possa realizar o controle do processo de maneira efetiva!

Lance todos os dias as suas movimentações

O seu negócio necessita do seu registro diário com todas as entradas e saídas em suas contas bancárias — juros, tarifas e multas, caso haja. Isto é, é preciso que absolutamente todas as movimentações financeiras sejam relacionadas todos os dias.

O registro de todas as transações deve conter todos os lançamentos, como pagamentos de fornecedores, salários, impostos, compras, recebimentos de clientes, empréstimos e tarifas bancárias. A prestação de contas deve ser feita de forma detalhada e organizada. Do contrário, será impossível fazer análises, ter controle e realizar previsões para o seu negócio.

Verifique o saldo no extrato bancário

Logo após os lançamentos, é preciso conferir se o saldo inicial e o resultado final do controle interno batem com os saldos apresentados nos extratos bancários. Lembrando que essa prática também deve ser feita todos os dias, assim como a prestação de contas.

Por mais que seja uma tarefa um pouco minuciosa, essa atividade representa uma fase essencial do processo. Afinal de contas, é aí que se torna possível averiguar se há discrepâncias ou divergências de valores e informações.

Confira detalhes das movimentações

É importante ressaltar que a conferência não deve ser feita somente para analisar os saldos. Além disso, é essencial verificar se todas as datas de lançamentos dos extratos bancários conferem com as arquivadas no sistema. Essa etapa é essencial, por exemplo, para evitar o risco de o seu negócio receber multas por atrasos.

Por esse motivo, sempre faça a conferência das movimentações dos extratos — se estão sendo emitidas com os valores corretos e na data correta conforme o controle financeiro da empresa. Você pode utilizar um software de gestão para ajudá-lo, por isso, lembre-se de que a tecnologia pode ser essencial em todo esse processo.

Corrija os dados, caso haja divergências nos lançamentos

Sempre verifique se estão faltando informações e se há divergências de valores, investigando para saber onde e por que isso aconteceu. Logo após, corrija as diferenças no controle interno, a fim de que todos os lançamentos estejam retratados e o saldo esteja idêntico.

Por fim, o processo de conciliação bancária é uma ferramenta muito importante para o controle interno das empresas, buscando possibilitar um nível maior de confiança. Tudo isso com o intuito de que elas tenham confiabilidade nos dados financeiros e eficiência na gestão e de que cumpram as normas. 

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